City, University of London telah meninggalkan pengadaan sistem ERP baru senilai £17 juta ($20 juta) setelah latihan kompetisi selama 10 bulan setelah awalnya gagal memahami kerumitan persyaratannya sendiri.
Karena tenggat waktu dukungan semakin dekat untuk sistem ERP-nya saat ini, berdasarkan SAP ECC6, institusi dengan 20.000 mahasiswa menerbitkan pemberitahuan hukum yang mengatakan telah memutuskan untuk tidak memberikan kontrak.
“Selama pengadaan, disadari bahwa persyaratan kami lebih rumit dari yang diperkirakan sebelumnya. Kami tidak memiliki keyakinan bahwa kontrak yang diberikan berdasarkan pengadaan ini akan memenuhi tujuan kami dengan baik,” katanya.
Masalahnya, kata pemberitahuan itu, adalah karena keadaan baru serta kegagalan untuk memahami persyaratan.
“Ruang lingkup persyaratan kami berubah dan kami sekarang mempertimbangkan untuk menggabungkan latihan untuk menggantikan sistem ERP dengan program modernisasi TI yang lebih luas daripada melakukan latihan terpisah, yang dapat menyebabkan biaya ganda dan tantangan yang berkaitan dengan interoperabilitas. Kami bermaksud merencanakan untuk pengadaan baru dalam waktu dekat atas dasar itu,” katanya.
Organisasi, yang menghasilkan pendapatan £246,4 juta ($294 juta) setiap tahun, mungkin berharap bahwa dalam waktu dekat akan segera tiba karena batas waktu dukungan untuk solusi SAP saat ini habis pada tahun 2027, meskipun ada opsi untuk membeli perpanjangan terbatas. pemeliharaan hingga tahun 2030.
Pada bulan Februari 2022, City University mulai mengukur pasar untuk sistem ERP SaaS baru untuk menggantikan perangkat lunak SAP ECC-nya dalam kesepakatan yang tampaknya akan bernilai hingga £17 juta ($20 juta).
Itu mencari pemasok untuk menyediakan, mengimplementasikan, dan mendukung perangkat lunak dan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) untuk menggantikan ERP yang ada dan sistem terkait yang digunakan oleh sumber daya manusia (SDM), penggajian, keuangan, dan pengadaan.
“City sedang mencari solusi SaaS yang akan memungkinkan peningkatan visibilitas informasi strategis di seluruh universitas untuk SDM, penggajian, keuangan, dan pengadaan, sementara peningkatan kegunaan dan kontrol akan mendukung staf, mahasiswa, dan mitra kami,” kata dokumen tersebut saat itu.
Rencananya adalah untuk mendukung 100 pengguna untuk SDM, keuangan, penggajian, dan pengadaan, dan sekitar 2.200 staf secara lebih luas dalam kontrak yang diperkirakan akan berlangsung selama 10 tahun.
Menurut tanggapan Keterbukaan Informasi yang diposting pada Desember 2021, universitas saat ini mengandalkan versi SAP adalah ECC6 EHP5, tanpa rencana untuk memutakhirkan di sepanjang jalur SAP. Pada saat itu dikatakan akan mengajukan penggantian “segera”.
Universitas telah dihubungi oleh Pendaftaran dan diberi kesempatan untuk mengatakan mengapa sulit untuk menjangkau proyek dan apa yang mungkin dilakukan untuk mengurangi risiko kehabisan jalan pada dukungan SAP.
Di satu sisi, hal yang memprihatinkan adalah kegagalan universitas untuk memenuhi persyaratan perangkat lunak yang sangat penting sebelum mulai berbicara dengan pemasok.
Di sisi lain, setidaknya telah menyadari masalahnya dan mencoba untuk kembali dan memperbaikinya, yang lebih baik daripada mengubah ruang lingkup setelah proyek berjalan dengan baik. Surrey County Council, misalnya, mengalami penundaan proyeknya selama 18 bulan untuk mengganti SAP dengan Unit4, dengan biaya tambahan sebesar £3,9 juta ($4,6 juta), sebagian karena “persyaratan implementasi telah berkembang,” katanya. Pendaftaran.
Pelajaran bagi siapa pun yang ingin mengganti sistem ERP yang sudah tua adalah bahwa perangkat lunak SaaS mungkin terdengar bagus – tetapi berhati-hatilah terhadap kustomisasi rumit yang dibangun dalam solusi saat ini selama bertahun-tahun. Membujuk pengguna untuk bekerja dengan cara yang berbeda membutuhkan waktu dan kegigihan, dan itu sebenarnya bukan pekerjaan TI. ®