University of Leeds Inggris sedang mencari integrator sistem untuk membantu memindahkan sistem ERP-nya dari instalasi SAP yang sudah tua sejak tahun 1999 ke platform S/4HANA terbaru dari vendor Jerman.
Lembaga tersebut mengatakan ingin bermigrasi dari lingkungan SAP ECC6 yang sudah ada sejak 1999.
“Sejak itu, lingkungan telah ditambahkan, memperluas SAP dan memperluas sistem yang mendukung SDM, Keuangan, dan Pembelian dengan penawaran pihak ketiga lainnya. Hal ini menyebabkan lingkungan membutuhkan penyederhanaan dan sistematisasi,” katanya dalam sebuah pemberitahuan pengadaan.
“Universitas sekarang ingin meningkatkan ke SAP S/4 HANA (untuk memastikan interoperabilitas dengan sistem saat ini dipertahankan) dan beralih ke model operasi baru untuk layanan dukungan bisnis yang kompatibel dengan infrastruktur institusi yang ada.”
Segudang penyesuaian, tambahan, dan ekstensi untuk menyetel lonceng peringatan di telinga para profesional ERP yang berpengalaman. Tidak hanya kompleksitas teknis yang perlu dipahami, pengguna juga harus menerima cara kerja baru untuk memahami sistem baru. Tantangan gabungan mewakili tanjung berbatu tempat banyak perjalanan migrasi ERP telah kandas.
Untuk tetap bertahan, universitas sedang mencari SI untuk membantu migrasi ke perangkat lunak SAP S/4HANA sebagai layanan “untuk mengimplementasikan, mengintegrasikan, dan mengonfigurasi solusi tersebut.”
Nilai kontrak awal sekitar £11 juta ($13,4 juta) untuk implementasi, dengan biaya berulang tahunan sekitar £1,5 juta hingga £2,5 juta ($3 juta), kata pemberitahuan itu.
Dokumentasi tambahan menunjukkan bahwa solusi teknologi universitas saat ini untuk keuangan dan penggajian, pembelian dan SDM, berdasarkan ECC6, akan melihat dukungan berakhir pada tahun 2025 “dengan perpanjangan kemungkinan hanya tersedia hingga tahun 2027 dan kemudian dengan biaya yang jauh lebih tinggi.”
“Solusi Enterprise Resource Planning (ERP) pengganti perlu diimplementasikan terlebih dahulu untuk memastikan Universitas memiliki kesinambungan operasi… Universitas perlu beralih dari variabel operasi non-standar, proses yang seringkali rumit dengan ketergantungan yang tidak semestinya pada aktivitas manual ke bisnis- memimpin desain ulang proses untuk mengimplementasikan proses standar dan efisien yang dimungkinkan oleh teknologi,” katanya.
Universitas mengharapkan untuk menunjuk pemasok pada bulan September dengan kontrak awal berlangsung selama tiga tahun dengan opsi untuk diperpanjang selama dua tahun. Dikatakan selama tahun 2022 telah bekerja untuk membuat “Model Operasi Target” untuk proses baru yang mencakup keuangan, pembelian, dan SDM.
Untuk bermigrasi ke S/4HANA, SAP menetapkan pendekatan “inti yang jelas”, artinya ada ketergantungan minimum pada perangkat lunak ECC yang ada.
Pelanggan telah diperingatkan bahwa implementasi SaaS berbasis cloud tidak boleh melakukan penyesuaian apa pun. Pada tahun 2020, Oliver Betz, kepala manajemen produk SVP untuk SAP S/4HANA, mengatakan kepada pengguna di Inggris bahwa transisi “membutuhkan standardisasi yang perlu terjadi di sisi pelanggan: mereka harus menyetujui proses standar. Kamu tidak dapat memiliki modifikasi ini yang Kamu miliki di dunia lokal, bukan begitu cara kerja cloud.”
Di sebuah blog diterbitkan pada Desember 2022Gavin Beere, direktur program proses dan sistem korporat universitas berjanji akan menstandarkan proses bisnis, membersihkan data, dan membuatnya lebih mudah untuk bertransaksi, merencanakan, memperkirakan, dan melaporkan.
“Ini bukan tugas yang mudah. Sebelum tiba di Leeds, saya memimpin program transformasi serupa di Yorkshire Water. Perubahan dalam skala ini rumit. Tim bekerja keras untuk memahami sistem dan proses yang kami gunakan saat ini, di mana kami harus mencapainya, dan bagaimana kita sampai di sana,” katanya. ®