AWRECEH – Di dalam suatu instansi, perusahaan, lembaga, atau organisasi pasti terdapat sebuah struktur organisasi atau struktur kepengurusan. Termasuk dalam dunia kerja, pasti terdapat etika bertanya kepada atasan. Ada tingkatan-tingkatan jabatan dari teratas (pemilik), menengah, hingga terbawah yaitu karyawan biasa.
Orang yang jabatannya lebih tinggi, biasa disebut sebagai ‘atasan’. Sedangkan jabatan dibawahnya disebut ‘bawahan’. Budaya penyebutan ini sudah ada sejak lama dan dipakai hingga sekarang.
Etika dalam Dunia Kerja
Dalam dunia kerja, semua staf dari posisi teratas sampai terbawah harus menaati SOP (Standar Operasional Prosedur) perusahaan dan harus bersikap profesional dalam bekerja.
Profesionalitas ini juga berlaku dalam hal komunikasi. Meski dalam satu ruang yang sama, satu tujuan yang sama, telah bekerja bersama dalam waktu yang lama, namun sikap antar staf harus lah tetap profesional.
Ketika menjalankan suatu pekerjaan, tidak jarang akan ada kebingungan terkait job description masing-masing staf. Terutama bagi staf baru.
Solusi dari ketidaktahuannya tersebut adalah dengan bertanya kepada rekan atau atasan yang lebih tahu. Meski mungkin malu, tapi hal ini wajib hukumnya karena membawa nama perusahaan.
Seperti yang telah dijelaskan di atas, semua aktivitas di dalam tempat kerja haruslah dilakukan secara profesional. Termasuk dalam hal bertanya.
Banyak orang yang bertanya tentang bagaimana cara dan etika bertanya kepada atasan. Mengingat posisi atasan sangat disegani, sehingga banyak orang merasa bingung dengan keresahan ini.
Mereka takut salah ucap, salah tulis, atau bahkan salah tingkah yang akan berpengaruh terhadap posisi mereka di perusahaan atau instansi tersebut.
Jenis Pertanyaan yang Boleh dan Tidak Boleh Ditanyakan
Dalam bertanya, juga ada aturan terkait pertanyaan mana yang boleh dan yang tidak boleh Anda tanyakan.
Adapun pertanyaan yang boleh ditanyakan adalah pertanyaan terkait pekerjaan. Misalnya tata cara pengoperasian suatu alat, pertanyaan yang tidak tertulis di SOP, dan pertanyaan terkait pekerjaan lainnya.
Sedangkan pertanyaan yang tidak boleh ditanyakan adalah pertanyaan personal karena menyangkut privasi. Misalnya bertanya tentang status hubungan, usia, dan lain sebagainya. Jika ditanyakan, atasan Anda bisa risih dan malah memarahi Anda.
Tata Cara dan Etika Bertanya kepada Atasan
Bertanya bukanlah suatu kesalahan. Siapapun boleh dan berhak untuk bertanya. Termasuk bawahan yang ingin bertanya kepada atasan perihal pekerjaan. Tetapi da beberapa hal yang harus diperhatikan dan dipahami sebelum, saat, dan setelah bertanya. Adapun tata cara dan etika bertanya kepada atasan tersebut antara lain sebagai berikut.
1. Mencoba terlebih dahulu sebelum bertanya
Sebelum bertanya, pastikan dulu Anda benar-benar tidak mengerti perihal yang akan ditanyakan. Coba dan/atau riset terlebih dahulu.
Contohnya, Anda ragu tentang bagaimana cara membuat penomoran dalam microsoft word. Sebelum bertanya, coba terlebih dahulu, mungkin dengan cara mengotak-atik dokumen tersebut atau dengan googling. Jika sudah mencoba berulang kali tetap gagal, barulah Anda boleh bertanya kepada atasan Anda.
2. Lihat situasi dan kondisi
Di dalam kantor, pekerjaan itu pasti selalu ada. Namun, intensitasnya yang berbeda. Terkadang sibuk biasa, terkadang sangat sibuk. Saat hendak bertanya kepada atasan, pastikan atasan Anda tidak sedang sangat sibuk. Karena itu akan mengganggu pekerjaannya.
Melihat kesibukan menjadi penting diperhatikan karena atasan bukan hanya akan menjawab pertanyaan Anda, tetapi juga berkemungkinan membantu permasalahan Anda. Waktu dan tenaganya akan terpakai. Maka pastikan Anda bertanya saat sedang tidak sibuk.
Waktu juga harus Anda perhatikan ketika ingin bertanya kepada atasan. Jangan bertanya ketika baru mulai jam kerja, mendekati atau saat jam istirahat, dan saat mau pulang. Karena waktu-waktu tersebut bukan waktu ideal, waktu-waktu dimana orang enggan diganggu.
Saat hendak mulai bekerja, atasan butuh waktu sejenak untuk bersiap bekerja. Saat istirahat, atasan ingin menghabiskan waktu tanpa bekerja, dan saat pulang, kondisi badan sudah capek.
Perihal waktu ini juga berlaku saat Anda bertanya melalui pesan tertulis, contoh WhatsApp. Ada beberapa pekerjaan yang sifatnya remote atau Work From Anywhere (WFA), sehingga memungkinkan atasan dan bawahan tidak bertemu dalam satu gedung.
Dengan kondisi seperti ini, jika ingin bertanya, pastikan Anda bertanya pada jam kerja kantor. Jangan bertanya di luar jam kerja karena itu bukan waktunya bekerja dan atasan tidak mau diganggu pada jam itu.
Selain itu, lihat pula kondisi mood nya. Apakah kiranya sedang baik atau kurang baik. Mood juga penting diperhatikan karena akan mempengaruhi reaksinya ketika ditanya. Dari 3 faktor di atas, dapat disimpulkan bahwa ‘timing nya harus pas’.
3. Bertanya kepada orang yang tepat
Hal penting lain yang perlu Anda perhatikan adalah perihal sasaran informan. Jangan tanya ke sembarang orang. Karena dalam suatu instansi, mereka bekerja di bidangnya masing-masing.
Jika kamu seorang staf divisi media, jangan bertanya kepada senior atau atasan divisi IT karena tidak nyambung. Mungkin saja ia paham sedikit, tapi itu akan beresiko pada hasil pekerjaanmu. Tanyakanlah sesuai bidangnya.
4. Bertanya sesuai SOP
Suatu instansi pasti memiliki SOP (Standar Operasional Prosedur), termasuk perihal alur pengajuan informasi. Maka, pastikan orang yang Anda tanyai tidak melangkahi posisi jenjang tertentu. Karena akan menimbulkan rasa kesal pada mereka.
Sangat penting untuk memahami aturan dan SOP dalam pekerjaan. Sebab dari situ kita bisa mengetahui jenjang administratif, seperti misalnya garis instruktif atau koordinatif yang ada. Sehingga kita dapat bersikap sesuai dengan posisi. Hal ini merupakan etika bertanya kepada atasan yang perlu dipahami semenjak masuk kerja.
5. Menggunakan Bahasa dan Kalimat yang Efektif
Jika kita sedang berkomunikasi pada senior atau atasan, hindarilah kata yang memicu konflik, intonasi tinggi dan argumentatif. Selain itu, jangan pernah menggunakan bahasa atau istilah-istilah yang terlalu tinggi. Komunikasi yang baik bukan dinilai seberapa tinggi bahasa yang digunakan, tapi seberapa mudah dan nyaman yang dapat dipahami lawan bicara.
Jangan bertele-tele dalam menyampaikan pertanyaan. Sampaikan secara to the point agar efektif dan tidak memakan waktu terlalu lama. Selain memakan waktu, penyampaian yang bertele-tele juga dapat membuat atasan bingung terhadap maksud pertanyaan Anda.
Beberapa orang memang kalau berbicara suka belibet, sehingga kalimatnya jadi bertele-tele. Ada juga yang gampang gerogi atau nervous. Solusi dari masalah ini adalah Anda bisa membuat catatan kecil dari pertanyaan yang ingin Anda tanyakan.
Intiplah catatan kecil tersebut sesekali saat bertanya agar Anda tidak kehilangan inti permasalahan yang ingin ditanyakan.
Aturan berbahasa yang baik ini juga berlaku jika Anda bertanya lewat pesan tertulis, contoh WhatsApp. Gunakan tanda baca yang benar pada kalimat pertanyaan Anda. Hal ini dimaksudkan agar atasan tidak salah menangkap maksud pertanyaan Anda.
Dalam pesan tertulis tersebut juga jangan gunakan emoji yang banyak dan tidak profesional. Cukup gunakan emoji tangan terlipat ke atas yang umum digunakan.
6. Gunakan gesture yang baik dan sopan
Gesture atau bahasa tubuh menjadi hal yang sangat krusial dalam etika bertanya kepada atasan. Posisi kepala tidak boleh mendongak karena menunjukkan kesan arogan.
Posisi tangan juga sebaiknya berada di depan bawah, saling bertaut seperti saat salaman. Jangan posisikan mereka mengepal atau melayang-layang di udara karena itu menunjukkan kesan tidak sopan.
Pandangan mata ke depan, menyimak dengan hikmat. Jangan putar pandangan selain ke atasan. Boleh memutar pandangan namun hanya sesekali untuk menghindari atasan risih.
Posisi kaki juga tidak boleh menyilang atau bahkan naik ke atas. Pastikan kaki tetap dibawah dan lurus.
7. Dengarkan baik-baik
Saat atasan menjawab, dengarkan baik-baik. Jangan memotong pembicaraan. Dan ketika memberikan respon atas jawabannya, jangan menggurui. Sampaikan pendapat secara sopan tanpa menggurui. Contoh:
“Sebelumnya mohon maaf, Pak/Bu. Tanpa bermaksud menggurui, saya ingin merespon terkait … Apakah tidak sebaiknya jika itu di… agar lebih menghemat waktu. Namun sekali lagi saya masih bingung menggunakan tools itu.”
8. Gunakan salam pembuka
Baik bertanya maupun tertulis, tetap gunakan salam pembuka. Sampaikan juga permohonan maaf karena meminta waktunya untuk mendengarkan Anda.
“Selamat pagi, Pak/Bu. Sebelumnya mohon maaf mengganggu waktu Bapak/Ibu. Boleh kah saya minta waktu Bapak/Ibu sebentar, saya ingin menanyakan perihal pekerjaan.”
9. Sampaikan terima kasih
Setelah mendapatkan jawaban, jangan lupa sampaikan terima kasih.
Itulah tata cara dan etika bertanya kepada atasan. Pastikan Anda tidak sembarangan ketika bertanya karena itu akan membuat kesan buruk dan mempengaruhi penilaian atasan kepada Anda.
